Czy można zarządzać czasem?

Na temat zarządzania czasem napisano już dziesiątki a może i setki książek. Zajmowało się nim wielu wybitnych psychologów, coachów, trenerów osobistych, szkoleniowców i innych specjalistów. Wciąż jednak mamy wrażenie, że nad nim nie panujemy, że mamy go ciągle za mało. Dlaczego tak się dzieje? Czy w ogóle ludzie mogą zarządzać czasem?

Otóż według ostatnich doniesień – nie. Czy tego bowiem chcemy czy nie, czas i tak upłynie. Od nas jednak zależy, jak go wykorzystamy, a zatem nie zarządzamy czasem, ale możemy zarządzać sobą w czasie, a to już istotna różnica.

Istnieje oczywiście wiele różnych teorii, szkół i pomysłów na zarządzanie sobą w czasie, ale nie istnieje jedna, uniwersalna recepta. Nie możemy niestety (a może – na szczęście) iść do sklepu czy nawet apteki i kupić sobie kilka godzin czy choćby minut. Nie możemy go też sprzedać ani w jakikolwiek sposób odstąpić innym, choć owszem – możemy i powinniśmy podarować go naszym bliskim.

Czy możemy zatem zrobić coś, co da Nam poczucie, że nad nim panujemy?

Oczywiście, że tak. W kilku artykułach postaram się omówić najważniejsze szkoły zarządzania czasem (niestety, niektórzy nadal używają tego terminu) i praktycznie przedstawić, na czym one polegają.

Na początek warto zastanowić się, czym jest dla nas (a konkretnie dla mnie) czas i dlaczego chciałbym/abym nim zarządzać. W tym celu warto przyjrzeć się bliżej swojemu życiu i odpowiedzieć sobie na kilka bardzo ważnych pytań:

  1. Jak wygląda mój dzień?
  2. Ile czasu potrzebuję na sen?
  3. Ile czasu spędzam w pracy a ile poświęcam go swojej rodzinie? Czy mnie/moich bliskich to zadowala?
  4. Czy umiem odmawiać? Czy jestem asertywna?
  5. Ile czasu poświęcam sobie? Czy w ogóle mam czas dla siebie?
  6. Czy „łapię 3 sroki za ogon” jednocześnie?
  7. Ile czasu marnuję na oglądanie telewizji „jak leci”, przeglądanie Facebooka, gry komputerowe czy bezproduktywne rozmowy?
  8. Czy często odkładam zrobienie pewnych rzeczy na ostatnią chwilę? Jeśli tak, to dlaczego?
  9. Czy umiem zlecać/delegować zdania?
  10. Czy umiem planować i co z tego wynika?

Oczywiście to nie wszystkie pytania, które powinniśmy sobie zadać, ale już one wystarczą, by zauważyć pewne prawidłowości w naszym codziennym życiu. Zachęcam do odpowiedzenia na nie, najlepiej w formie pisemnej.

zarządzanie czasem
foto. @fotografierende

Skowronek czy sowa?

Jednym z pierwszych naszych ruchów po udzieleniu odpowiedzi na powyższe pytania powinno być określenie, czy jestem skowronkiem czy raczej sową. Co to oznacza w praktyce?

Skowronek to osoba, która wstaje skoro świt (zdarza się, że nawet o czwartej nad ranem) i od razu zabiera się do pracy. Jest to dla niej najwydajniejsza i najaktywniejsza pora dnia. Wieczorem pada ze zmęczenia i dość wcześnie idzie spać.

Przeciwieństwem skowronka jest sowa, która prowadzi nocny tryb życia. Osoby w tym typie również są najaktywniejsze wieczorem. Potrafią siedzieć do późna, za to rano mają spory problem z wcześniejszym wstawaniem.

Określenie swojej największej aktywności jest bardzo ważne w zarządzaniu sobą w czasie, ponieważ to właśnie wtedy możemy wykonywać ambitne zadania, wymagające dużego skupienia.

Oczywiście wybitni znawcy mają na ten temat różne zdanie. B. Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę” mówi, że najtrudniejsze, najbardziej wymagające zadania powinniśmy wykonywać na samym początku, żeby – mówiąc trywialnie – „mieć je z głowy”. Niestety, nie zawsze jest to możliwe. Nie mogą tego zrobić chociażby nauczyciele, którzy muszą pracować ściśle według określonego grafiku (w tym przypadku planu lekcji). Wiem coś o tym, ponieważ sama od blisko 30 lat pracuję w tym zawodzie.

Najlepiej zatem pracować we własnym rytmie, zaś ważne zadania wykonywać w optymalnej dla siebie porze.

Zdecyduj, czego naprawdę chcesz

W skutecznym zarządzaniu sobą bardzo ważne jest ustalenie tzw. priorytetów. Musimy przy tym pamiętać, że nie ma stałej listy priorytetów, gdyż dla każdego z nas co innego jest ważne. Co więcej, również nasze priorytety a zwłaszcza czas, który im poświęcamy, mogą w pewnym momencie ulec zmianie. Wyjaśnię to na bardzo prostym przykładzie. Dla młodej matki, która opiekuje się swoim maleństwem, to ono zapewne jest najważniejsze. To jemu poświęca najwięcej uwagi i troski, zapewniając mu odpowiedni pokarm, dbając o jego higienę, odpowiednio długi sen itp. Kiedy dziecko podrośnie nadal miłość do niego jest priorytetem, ale nie wymaga już poświęcania tak dużej ilości czasu. Nastolatek sam zadba o własne potrzeby, a bywa, że jeszcze nam pomoże 

A zatem – na początek ustal listę swoich priorytetów. Jak to zrobić? Najlepszym sposobem jest wypisanie wszystkich wartości, które są dla nas ważne, a następnie określenie ich hierarchii.

Jedna ważna rada – wypisując priorytety weźmy pod uwagę również siebie i swoje potrzeby, o których jakże często zapominamy. Pamiętajmy, że my sami dla siebie też jesteśmy niezmiernie ważni.

zarządzanie czasem
foto. Pixabay

Ważne kroki, przydatne do zarządzania sobą w czasie

Kiedy już wiesz, jakim typem człowieka jesteś (skowronek czy sowa) oraz ustalisz swoje priorytety, możesz iść kilka kroków dalej.

Zrób analizę bieżącej sytuacji:

  • określ, co jest w tej chwili dla Ciebie najważniejsze,
  • wypisz maksymalnie 3 zadania, które powinnaś/powinieneś zrobić koniecznie i w dodatku jak najszybciej,
  • zastanów się, co zabiera Ci cenny czas,
  • pomyśl, które czynności da się wykonać szybciej, albo po prostu odpuść je.

Zapisz najważniejsze zadanie a następnie podziel je na kilka mniejszych:

  • zastanów się, które z nich musisz/powinnaś wykonać sama, które możesz zlecić i komu,
  • zapisz kolejność ich wykonywania,
  • oszacuj czas trwania poszczególnych czynności.

Przygotuj wszystko do wykonania konkretnego zdania:

  • jeśli tą czynnością będzie np. ugotowanie obiadu sprawdź, czy masz wszystkie składniki,
  • jeśli piszesz ważne sprawozdanie, sprawdź, czy masz wszystkie dane, zrób porządek na biurku, wyłącz tzw. rozpraszacze.

Przystąp do realizacji wyznaczonych zadań:

  • podziel je na mniejsze etapy w taki sposób, byś od razu widział/a ich efekty,
  • odhaczaj zrealizowane punkty (będziesz mieć świadomość, że posuwasz się krok naprzód),
  • między poszczególnymi zrób sobie małą przerwę,
  • wynagradzaj się, np. zrób sobie dobrą kawę/herbatę.

Zapisz kolejne zadanie i postąp z nim tak samo jak zostało to opisane w punkcie 2.

Tak przedstawiają się ogólne zasady, przydatne na początku Twojej przygody z zarządzaniem sobą w czasie. Szczegółowe metody (a jest ich całkiem sporo), zostaną omówione w kolejnych artykułach, które ukażę się już niebawem!


W-Centrum

Na portalu prezentujemy tematy związane z pasjami, sztuką, zawodami kreatywnymi, rękodziełem, ginącym rzemiosłem, ale także z obszaru social media i sektora NGO, wraz z jego uwarunkowaniami prawnymi, możliwościami jakie stwarza, oraz prezentacją ciekawych inicjatyw z tego obszaru. Zapraszamy do współpracy!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

w-Centrum Sztuk