Twój dzienny harmonogram – zorganizuj go efektywnie!

Zdarzyło Ci się przegapić umówione spotkanie? Należysz do osób, które realizują zadania z listy sumiennie, a mimo to nie masz satysfakcji z ich realizacji? Albo jedno nieprzewidziane zdarzenie spowodowało, że cały plan wziął w łeb?

Coraz bardziej popularne robi się pojęcie zarządzania czasem, a tak właściwie co oznacza? W definicji jest to planowe i systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające do osiągnięcia celów.

I ja na tych celach oraz zadaniach w odniesieniu do czasu właśnie się skupię.

Niezmiennie od lat, tak i tegoroczne wakacje spędziliśmy w Rzymie. Jednak tym razem do Polski wróciliśmy samochodem. Wybraliśmy najbardziej optymalną trasę, której czas oscylował między 17 a 18 godzin. Uwzględniając ewentualne postoje, wyruszyliśmy o 7:30 rano. Na tak długiej trasie oczywiście nie jesteśmy w stanie przewidzieć każdej sytuacji – jak w życiu – stłuczka, dłuższy postój ze względu na lipcowe upały, czy dodatkowa sesja fotograficzna, bo jednak trasa przez Alpy jest bajeczna.

Na pewno każdy z nas może bez zająknięcia wymienić całą listę sytuacji, które na co dzień potrafią wywrócić jego plan do góry nogami!

Pamiętam ten moment w życiu, kiedy moja lista zadań – i tych obowiązkowych, i tych prywatnych – zaczęła mocno się wydłużać. Potrzebowałam często uzupełnić ją dodatkowymi informacjami, przez co w końcu okazało się, że do okiełznania mojej rzeczywistości, zamiast tradycyjnego kalendarza, potrzebuję znacznie bardziej rozbudowanego narzędzia. Narzędzia, w którym mogę zapisać moje zawodowe plany, a jako że te przeplatają się z tematyką rozwoju osobistego oraz innymi prywatnymi sprawami, pasjami – jak zapewne u większości z nas – to wiedziałam, że musi mieć ono skompensowaną formę.

Sprawdzałam różne metody notowania. Również te dostępne dzięki temu, że żyjemy w epoce smart z dostępem do Internetu i bogatego zaplecza aplikacji. Zawsze jednak wracałam do tradycyjnej formy, czyli kartki i długopisu. Ten wniosek dał mi do zrozumienia, że przyszedł czas, aby pójść o krok dalej, wyjść naprzeciw moim potrzebom, ale jak się okazało również potrzebom innych osób, która pracują i żyją w podobnym systemie jak ja – praca na etacie, własna firma lub network marketing, aktywność fizyczna, obowiązki rodzinne, cała masa prywatnych pasji. Tak powstało narzędzie, która pozwala kompleksowo zaplanować czas w skali całego roku, jednocześnie nie zapominając o wartości każdego poszczególnego dnia oraz tego, jak ważny jest odpowiedni mindset (nastawienie), codzienna motywacja i wdzięczność, która jest nieodłącznym elementem szczęścia.

dzienny harmonogram
foto. Ewelina Bogacka

Jakie korzyści da Ci efektywne zarządzanie czasem?

Według badań, nawet dodatkową godzinę lub półtorej dziennie! Jak to? Poświęcając tylko 1% czasu, który potrzebujesz, aby wykonać daną pracę na jej zaplanowanie, oszczędzasz godzinę dziennie. W skali 24-godzinnej dobry to dużo, prawda? To dodatkowy czas dla ciebie, na dodatkowe zajęcia, na zabawę z dzieckiem, seans w kinie czy kawę z przyjaciółką. Bilans w zasadzie nie zostawia wątpliwości – jeśli nie zarządzasz odpowiednio swoim czasem, kończy się to frustracją, zmęczeniem oraz stresem wynikającym z tego wszystkiego, na co już zabrakło Ci czasu. Przekłada się to również na Twoje relacje z bliskimi czy niższe zarobki.

Oprócz dobrze skomponowanego planu musimy znać mechanizmy, które na co dzień mają wpływ na naszą efektywność i odpowiednio je uwzględnić. Zobacz jak to zrobić i przejmij kontrolę nad swoim życiem.

1. W pierwszej kolejności zapisz swoje miesięczne i tygodniowe cele.

Pamiętaj przy każdym z nich podać jakie wypłyną dla Ciebie korzyści z ich realizacji – będzie to dla Ciebie motywacją do dalszego działania, oraz jakie kryteria musi spełniać, abyś mogła powiedzieć, że zostało zrealizowane.

Przykład 1:

Cel – awans w pracy. Chcę go zrealizować do końca roku. Jakie korzyści otrzymam? Podwyżka, samodzielne stanowisko, prestiż, uznanie…. Jakie warunki muszę spełnić? Zamówienia zrealizowane na poziomie X z zaangażowaniem mojego zespołu na poziomie Y.

Przykład 2:

Cel – redukcja wagi. Chcę zredukować wagę o 4 kg w listopadzie. Korzyść? Zdecydowanie lepsze samopoczucie, zwiększenie samooceny i pewności siebie, uznanie i podziw w oczach innych…
Jakie warunki? Moja waga 30 listopada pokaże 63kg.


2. W kolejnym kroku przeanalizuj i wypisz jakie działania musisz podjąć w najbliższych dniach i tygodniach.

Dla każdego z nich daj sobie deadline. Znając datę realizacji będziesz mogła sumiennie rozliczyć się sama przed sobą ze swoich postępów i działań.


3. Czas zająć się częścią najbardziej efektywną czyli harmonogramem dziennym.

W pierwszej kolejności załóż ramy czasowe dla Twojego zadania, a następnie podziel na 3 części: 60/20/20.

Pierwsza – są to działania docelowe – aby zapewnić sobie efektywność, realnie dostosuj ich ilość właśnie do 60% Twojego czasu.

Druga – 20% – to Twój zapas czasu na możliwe opóźnienia lub sytuacje, które spowodują wydłużenie Twoich docelowych działań, jak na przykład zacięcie drukarki, telefon od klienta, czy chwilowy brak dostępu do sieci)

Trzecia i ostania to 20%, które mają amortyzować wszystkie nieprzewidziane wywroty i zwroty akcji – złapana guma na trasie czy gorączka u Twojego dziecka.

dzienny harmonogram
foto. Ewelina Bogacka

4. Jak ułożyć kolejność zadań w ciągu dnia?

Najbardziej efektywny, moim zdaniem sposób, opisał Brian Tracy w książce pod tytułem „Zjedz tę żabę”.

I taką żabą, trudną do zjedzenia, są zadania z grupy A – je ustawiamy na naszej liście w pierwszej kolejności. Będą to wszystkie te działania, których niezrealizowanie w terminie przysporzy Ci kłopotów na różnych płaszczyznach, zwłaszcza tych, od których zależna jest realizacja Twojego celu. Jeśli uporasz się z nimi w pierwszej kolejności, oczyścisz swoją głowę ze stresu, a z ramion zrzucisz ciężki balast. Satysfakcja, że masz to już za sobą, napędzi Cię również do dalszych działań!

Kolejne grupy możesz dopiero zacząć realizować, jeśli zadania z grupy A zostały przez Ciebie wykonane w komplecie!

I tak:

B – ważne zadania, niemające wypływu na bieżącą realizację celu, czy też chwilowo na Twoją karierę, ale przyniosą korzyści w przyszłości, jak np. utrzymanie dobrych relacji z klientem.
C – znajdzie się tutaj wszystko, co Tobie sprawia przyjemność – są to czynności, których brak wykonania nie wpływa ani na Twój cel, ani Twoją pracę.
D – oddaj innym to, czego nie musisz wykonywać samodzielnie: zleć odkurzanie samochodu lub poproś męża o wsparcie w codziennych zakupach. Często okazuje się, że nawet zapłata za oddelegowane zadania daje Ci cenny czas, w trakcie którego możesz skupić się na czymś naprawdę ważnym.
E – ostatnia grupa to czynności, które nie mają żadnego znaczenia – powodują tylko starty czasu, bez jakichkolwiek korzyści. W takich chwilach, kiedy dopada nas rutyna, zdarzyć się może, że zapląta się w nią coś co wykonujemy zupełnie z przyzwyczajenia, a przestało mieć to jakiekolwiek znaczenie.

5. Nie zapomnij o chwili relaksu.

To ten moment dla siebie samej: relaksująca kąpiel, dobra książka lub wieczorny spacer….

6. Na sam koniec – zawsze analizuj swoje działania.

Będzie to dla Ciebie świetnym osobistym feedbackiem dla tego, co robisz i jak to robisz. Wnioski przekładaj zawsze na efektywniejsze zarządzanie.

A tymczasem wracając do mojej wcześniejszej historii – finalnie o 2 w nocy, zamiast przejeżdżać przez granice naszego miasta, przejechaliśmy polską granicę. Do domu dotarliśmy po 6 rano. Dzięki temu, że znaliśmy mechanizmy, mogące pokrzyżować nam plany w trakcie tak długiej podróży – 1700 km – wyjechaliśmy w piątek rano, zostawiając sobie końcówkę weekendu na regenerację.

Analogicznie odbywając naszą codzienną, życiową podróż pamiętaj nadać każdemu dniu odpowiednie ramy czasowe. Dzięki temu w drodze do celu, idąc krok po kroku, dasz radę z satysfakcją zrealizować to, co sobie założyłaś. Świadoma możliwych perturbacji będziesz na nie przygotowana, przez co nie będzie to dla Ciebie tak stresujące, a wręcz poczujesz się dumna, że dajesz sobie radę pomimo ewentualnych przeciwności.

Narzędzie, które zaprojektowałam i z którego sama korzystam na co dzień, to Planner dzienny 2020 Eagles of success. Razem z nim możesz zaplanować oraz zrealizować w zasadzie każde zadanie – od codziennej drobnostki, poprzez wielomiesięczny projekt. Nie ma znaczenia czy prowadzisz własny biznes, czy po prostu lubisz planować swój czas, czy nawet właśnie dochodzisz do wniosku, że organizacja to Twoja pięta achillesowa i najwyższa pora nad nią popracować… Jest to narzędzie, które krok po kroku przeprowadzi Cię konsekwentnie do celu, w formie eleganckiego niezbędnika do personalnych notatek.

Przyjrzyj mu się bliżej, wybierz swoją okładkę i zamów z 5% kodem rabatowym, na hasło: WCENTRUM. Zajrzyj również do zakładki Darmowe pliki – tam znajdziesz darmowe karty do samodzielnego wydrukowania, które wesprą Cię w codziennej wydajności. Szczególnie, że moim marzeniem, a wręcz misją, jest Cię zorganizować!

dzienny harmonogram
foto. Ewelina Bogacka

W-Centrum

Na portalu prezentujemy tematy związane z pasjami, sztuką, zawodami kreatywnymi, rękodziełem, ginącym rzemiosłem, ale także z obszaru social media i sektora NGO, wraz z jego uwarunkowaniami prawnymi, możliwościami jakie stwarza, oraz prezentacją ciekawych inicjatyw z tego obszaru. Zapraszamy do współpracy!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

w-Centrum Sztuk