Metody zarządzania czasem (część 1)

W poprzednim artykule przedstawiłam ogólne zasady zarządzania sobą w czasie, a zatem pora na przedstawienie konkretnych metod. Jest ich co najmniej kilka, niestety żadna nie jest doskonała. Nie ma też jednej uniwersalnej, która gwarantowałaby, że po jej zastosowaniu będziemy mistrzami w tej dziedzinie. Dziś omówię trzy z nich.

1. Macierz Eisenhowera

Dwight D. Eisenhower – jeden z prezydentów Stanów Zjednoczonych był autorem metody zarządzania czasem, zwanej Macierzą Eisenhowera, lub rzadziej – Matrycą priorytetów. Opiera się ona na ocenie zadań według kryteriów ważne/nieistotne i pilne/niepilne.

Na pierwszy rzut oka, wypracowana przez niego metoda wydaje się banalnie prosta. Polega ona na wypisaniu wszystkich zadań do wykonania, zaś następnie na umieszczeniu ich w odpowiednim miejscu.

A
Pilne i ważne
Działaj
B
Niepilne i ważne
Zaplanuj
C
Pilne i nieważne
Deleguj
D
Niepilne i nieważne
Zrezygnuj

Przyjrzyjmy się zatem, co powinniśmy wpisać do każdej ćwiartki.

A -zdarzenia kryzysowe, nagłe przypadki, sprawy przeterminowane, zaniedbania. Idealną sytuacją jest, żeby w niej … nic nie było. Nie ma jednak lekko, ponieważ wielu rzeczy po prostu nie przewidzimy. W tej ćwiartce muszą zatem znaleźć się takie sprawy jak wizyta na pogotowiu ze złamaną ręką, naprawa samochodu, czy zepsutego komputera który jest nam niezbędny do pracy.

B – rekreacja,wypoczynek, planowanie, budowa relacji, własny rozwój, pasje. To właśnie na tę ćwiartkę powinniśmy zwracać największa uwagę. Znajdują się tu rzeczy ważne, którymi powinniśmy się zajmować.

C – mniej ważne spotkania, telefony, rachunki. Jeśli jest tylko taka możliwość staraj się zlecać te sprawy innym (np. sekretarce lub komuś z rodziny. Jeśli nie da się tego zrobić, nadaj rangę poszczególnym zadaniom i według niej konsekwentnie je realizuj).

D – Facebook, emaile (sprawdzane kilka razy dziennie), plotki. Bez tej ćwiartki z powodzeniem możesz żyć a z całą pewnością możesz ją ograniczyć, gdy brak Ci czasu na ważniejsze sprawy.

Niestety, nie jest to wszystko tak proste jak się z pozoru wydaje. W czym zatem tkwi problem? Przede wszystkim w tym, że poszczególnym zadaniom często nie umiemy nadać odpowiedniej ważności, bo albo wszystko wydaje nam się ważne, albo wiele spraw odkładamy na później.

Spróbujmy to przećwiczyć na konkretnym przykładzie. Na poszczególnych paskach papieru wypisz po 1 zadaniu, które masz/chcesz zrealizować. Niech to będzie przykładowo 12 zadań:

  1. Zapłacić rachunek za prąd,
  2. Odebrać dziecko z przedszkola,
  3. Obejrzeć kolejny odcinek serialu,
  4. Wymienić opony w aucie,
  5. Zarejestrować się do lekarza specjalisty,
  6. Zapłacić ZUS/podatek,
  7. Spotkać się z potencjalnym klientem,
  8. Wypić kawę z przyjaciółką,
  9. Odpisać na maile,
  10. Napisać sprawozdanie,
  11. Pójść na spacer,
  12. Przejrzeć Internet.

Teraz weź każdy pasek papieru do ręki i spróbuj włożyć do konkretnej ćwiartki. Prawda, że nie jest to łatwe? Weźmy pod uwagę dwie z pozoru bardzo podobne czynności: zapłacić za prąd i zapłacić ZUS/podatek. Jedna i druga czynność ma określoną datę wykonania, ale czy są tak samo ważne? Pomyśl, co stanie się, jeżeli nie zapłacisz w terminie rachunku za prąd? Tak naprawdę nic wielkiego – na pewno w najbliższym czasie nie odetnę Ci go, najwyżej zapłacisz kilka złotych odsetek. Czy takie same jednak będą konsekwencje niezapłacenia w terminie ZUS-u albo podatku? Myślę, że już widzisz różnicę i wiesz, gdzie umieścisz poszczególne zadania.

metody zarządzania czasem
foto. @emmamatthews

2. Technika Pomodoro

Kolejną technikę, zwaną Pomodoro, opracował Francesco Cirillo (w latach 80. XX wieku). To metoda zarządzania czasem, która polega na podziale pracy na krótkie 25-minutowe sekcje – tzw. pomodori, po których następują krótkie przerwy. Nazwa pomodoro (słowo pomodoro w j. włoskim oznacza pomidora) pochodzi od zegara kuchennego w kształcie pomidora, którego Cirillo użył w swoich pierwszych eksperymentach.

Metoda Pomodoro jest niezwykle prosta, nie wymaga też właściwie żadnych przygotowań – wystarczy spis zadań (posegregowanych według ważności), kartka papieru, coś do pisania i zegar.

Jak pracować techniką Pomodoro?

  1. Na początek zrób listę zadań, a następnie posegreguj je według ważności (od najważniejszych do najmniej ważnych),
  2. Staraj się tak podzielić poszczególne zadania, by ich wykonanie zajęło Ci 25 minut. Możesz połączyć ze sobą nawet 2 czy 3 elementy – ważne, byś zmieścił/a się w podanym czasie,
  3. Teraz ustaw czasomierz na 25 minut,
  4. Pracuj nad zadaniem przez całe pomodoro (wyłącz telefon i inne rozpraszacze),
  5. Z radością oznacz zadanie jako wykonane (całość lub jego część),
  6. Zrób sobie 5 minut przerwy,
  7. Zabierz się za kolejne zadanie,
  8. Po wykonaniu 4 pomodoro (w sumie zajmie ci to około 115-120 minut) zrób sobie dłuższą przerwę (20-30 minut).

Żeby lepiej zrozumieć tę technikę, podam Ci konkretny przykład z mojego podwórka. Jestem nauczycielem polonistą i mam zrobioną taką listę zadań:

    null
  1. Sprawdzić kartkówki uczniów z klasy IV SP (w sumie jest ich np. 23),
  2. Ocenić wypracowania maturalne i napisać do nich komentarz (np. 26),
  3. Napisać opinię o pracy praktykantki,
  4. Przeczytać/przekartkować „Balladynę” J. Słowackiego,
  5. Przygotować się do lekcji (powstanie i rozwój teatru),
  6. Zrobić korektę tekstu (4800 znaków ze spacjami).

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że jest tego całkiem sporo i faktycznie tak jest. Gdybym chciała zrealizować od razu cały plan, pewnie nie dałabym rady. Co zatem robię?

  • Po pierwsze – segreguję zadania według ważności,
  • Po drugie – poszczególne zadania dzielę w taki sposób, by ich wykonanie zajęło mi 25 minut,
  • Po trzecie – zamykam się w pokoju, wyłączam wszystkie rozpraszacze, nastawiam budzić i … zabieram się do pracy,
  • Po czwarte – po 25 minutach robię 5 minut przerwy na „rozprostowanie kości’, zrobienie sobie herbaty/kawy albo po prostu zamykam oczy,
  • Po piąte – wykonuję kolejne zadanie itd.

Pewnie jesteście ciekawi, jak to wyglądało w praktyce. Już wyjaśniam.

Moja hierarchia ważności zadań wyglądała następująco:

  1. Napisać opinię o pracy praktykantki,
  2. Przeczytać/przekartkować „Balladynę” J. Słowackiego,
  3. Przygotować się do lekcji (powstanie i rozwój teatru),
  4. Zrobić korektę tekstu (4800 znaków ze spacjami).
  5. Sprawdzić kartkówki uczniów z klasy IV SP.

Zaczęłam zatem od najpilniejszego zadania, wymagającego największego skupienia i koncentracji, którego nie robię na co dzień.

Moja praca wyglądała następująco:

  1. Napisanie opinii o pracy praktykantki -1 pomodoro
  2. Przeczytanie „Balladyny” – 2 pomodoro
  3. Przygotowanie się do lekcji – 2 pomodoro (1 – przejrzenie materiałów, 2 – zrobienie prezentacji)
  4. Zrobienie korekty – 2 pomodoro
  5. Sprawdzenie karkówek – 1 pomodoro.

W sumie było to 8 pomodoro, a zatem po 4 zrobiłam sobie dłuższą przerwę. Całość pracy (łącznie z przerwami zajęła mi zatem 4 godziny zegarowe).

Oczywiście staram się nie dopuszczać do takiego zagęszczenia spraw do zrobienia na już. W tym celu wykorzystuję omówioną wcześniej macierz Eisenhowera.

foto. @emmamatthews

3. Prawo Parkinsona

Teza sformułowana przez Cyrila Northcote’a Parkinsona wynika z poczynionych przez niego obserwacji. Okazuje się bowiem, że niezależnie od tego, ile mamy czasu na zrobienie jakiejś rzeczy i tak najczęściej zabieramy się za nią w ostatniej chwili. Co zatem zrobić, by było inaczej? Parkinson proponuje, aby:

  1. Kończyć pracę o ustalonej porze,
  2. Robić sobie dzień wolnego,
  3. Narzucać sobie krótkie terminy,
  4. Zmniejszać wyznaczony czas na realizacje danego zadania (choćby o 5-10 minut),
  5. Nagradzać się,
  6. Wyznaczać sobie kolejne zadanie.

Któż z nas nie zna sytuacji, kiedy oszukujemy samych siebie mówiąc „Jeszcze chwileczkę i już kończę?” No cóż, czas na nas nie poczeka, a bezmyślne siedzenie przy jakimś zadaniu i czekanie po kilka czy nawet kilkanaście godzin na tak zwana wenę, nie sprawi, że poczujemy więcej energii. Wręcz przeciwnie – zmęczony umysł domaga się odpoczynku i to, co w normalnych warunkach zrobilibyśmy np. w pół godziny, rozciągnie się na 2. Wiem to po sobie, gdyż mimo posiadanej wiedzy, czasem upieram się, że doczytam do końca ciekawą książkę. Żeby to zrobić siedzę czasem do 2 czy 3 w nocy. Jaki jest tego skutek – chyba nie muszę nikomu mówić – wstaję rano niewyspana i przez to zła, czasem z potwornym bólem głowy, a czasem po prostu nie słyszę budzika. Czy nie lepiej byłoby zatem wyznaczyć sobie konkretny czas i np. o 23.00 gasić światło?

Kolejną sprawą jest narzucanie sobie krótkich terminów. Kiedy czasem zadaję swoim uczniom zadanie domowe i mówię, że mają je zrobić na za tydzień, najczęściej wielu z nich go nie odrobi, bo albo zapomną, albo odłożą na ostatnią chwilę i po prostu nie zdążą. Kiedy zadaję na drugi dzień, najczęściej większość z nich je odrabia.

Dlaczego tak się dzieje? Otóż, kiedy na zrobienie czegoś mamy zbyt dużo czasu, zwykle odkładamy to mówiąc sobie „jeszcze zdążę”. Warto zatem wyznaczać sobie krótkie terminy i konsekwentnie się ich trzymać. Parkinson zaleca nawet, by wyznaczony termin starać się jeszcze skrócić, choćby o 5 czy 10 minut. „Zaoszczędzony” w ten sposób czas powinniśmy wykorzystać na odpoczynek czy wynagrodzenie siebie, choćby w postaci krótkiego spaceru czy wypicia szklanki ulubionej herbaty. Nie należy od razu zabierać się za wykonywanie kolejnego zadania (choć takowe powinniśmy już mieć do wykonania), ponieważ może to grozić przepracowaniem.

Oczywiście istnieje również niebezpieczeństwo, że skracając czas, nie zrobimy czegoś rzetelnie i będziemy musieli to powtórzyć lub poprawić, a wtedy czas przeznaczony na wykonanie zadania, zamiast się skrócić, dodatkowo nam się wydłuży.

Bardzo ważnym punktem zasady Parkinsona jest robienie sobie dnia wolnego, a jeśli jest to niemożliwe, to niech to będzie chociaż kilka godzin, np. w środowe popołudnie.

Czego zatem uczy nas ta zasada? Przede wszystkim samodyscypliny i uporządkowania, które jeśli wejdą w nasz zestaw tzw. dobrych nawyków, stosowanych przy pracy, z pewnością ułatwią wykonywanie codziennych obowiązków i zaoszczędzenie cennego czasu.

Omówienie kolejnych metod zarządzania sobą w czasie przedstawię w kolejnym artykule, na który już dziś serdecznie zapraszam!


W-Centrum

Na portalu prezentujemy tematy związane z pasjami, sztuką, zawodami kreatywnymi, rękodziełem, ginącym rzemiosłem, ale także z obszaru social media i sektora NGO, wraz z jego uwarunkowaniami prawnymi, możliwościami jakie stwarza, oraz prezentacją ciekawych inicjatyw z tego obszaru. Zapraszamy do współpracy!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

w-Centrum Sztuk