zarządzanie czasem w praktyce

Zarządzanie czasem w praktyce

W poprzednich artykułach przedstawiłam 6 najważniejszych teorii zarządzania sobą w czasie. Oczywiście takich zasad jest jeszcze przynajmniej kilkadziesiąt. Niektóre mają bardzo dziwne nazwy, np. ostrzenie piły, metoda salami, sera szwajcarskiego, GTD czy RPM. Można o nich poczytać na różnych internetowych stronach. Każdy z nas powinien jednak wypracować sobie własny sposób zarządzania, ponieważ nie ma metody uniwersalnej, która odpowiadałaby wszystkim. To, co jest dobre dla jednego, niekoniecznie sprawdza się u drugiej osoby.

Dziś chciałabym podzielić się z Wami moimi przemyśleniami i pomysłami, które od lat stosuję w swoim życiu – zarówno prywatnym, jak i zawodowym.

Po pierwsze – sporządź listę spraw do załatwienia.
Pisz wszystko, co powinnaś zrobić, spotkania, w których chcesz wziąć udział, projekty, które powinnaś zrealizować. Takie listy rób np. na miesiąc, tydzień, a potem na dany dzień. Każde zadanie możesz pisać na małej karteczce samoprzylepnej – będzie ci łatwiej zmieniać ich kolejność.

Po drugie – wybierz z listy najważniejsze zadania, które musisz sama zrobić i zaznacz je np. na czerwono, na inny kolor zaznacz rzeczy mniej ważne, jeszcze innym kolorem te, które możesz, ale nie musisz zrobić. Kolejnym kolorem zaznacz te, które możesz zlecić innym.

Po trzecie – zapisz to wszystko w terminarzu przy odpowiedniej dacie i godzinie (pamiętaj, żeby między spotkaniami zostawić sobie trochę czasu na dojazd).

Po czwarte – wybierz sobie 1 zadanie w ciągu dnia, którego nie lubisz robić i postaraj się je zrealizować jako pierwsze – o ile się da (będziesz miała to już za sobą).

Po piąte – kolejność zadań powinna zależeć od tego, czy jesteś typem skowronka czy też sowy.

Po szóste – skreślaj/odznaczaj zrealizowane zadania – będziesz widziała, że Ci ich ubywa.

Po siódme – jeśli z jakiegoś powodu nie zrealizowałaś zadań przewidzianych na dziś – nie wpadaj w histerię (i tak już nie cofniesz dnia), ale wpisz je na następny możliwy termin.

Brian Tracy w książce „Zarządzanie czasem” daje nam 7 konkretnych wskazówek, które powinniśmy starać się wprowadzać w życie. Oto one.

foto. The Lazy Artist Gallery – Pexels

1. Nie odkładaj niczego na później

Pomyślę o tym jutro (jak mawiała Scarlett O’Hara ). Brzmi znajomo? Dla wielu z nas zapewne tak. To jednak nic innego, jak prokrastynacja, czyli odwlekanie w czasie. Oznacza to, że:

  • nie wyrobimy się w terminie,
  • nawarstwi się nam wiele działań w jednym czasie,
  • sami sobie stworzymy nerwową atmosferę,
  • będziemy sfrustrowani i po prostu zmęczeni.

2. Przedstawiaj pełną ofertę

Jeśli prowadzisz jakąś firmę, przygotowujesz ofertę handlową, staraj się przedstawiać zawsze pełną ofertę – nigdy nie wiadomo, czym zainteresujesz potencjalnego klienta. Pamiętaj jednak, by nie zanudzać go detalami – te przedstawiamy, jeśli potencjalny klient jest czymś zainteresowany.

3. Bądź zawsze dobrze przygotowany

Ta zasada wydaje się być na tyle oczywista, że nie trzeba jej tłumaczyć. Oczywiście, mamy prawo czegoś nie wiedzieć, ale idąc na spotkanie z klientem powinniśmy być przygotowani na jego pytania (najlepiej je przewidzieć 😀 )

4. Nie bój się pytań

Nie bójmy się dopuścić do głosu klienta, traktujmy go z szacunkiem, starajmy się odpowiedzieć na każde jego pytanie. Jeśli zdarzy się, że na jakieś nie znamy odpowiedzi, zapewnijmy go, że sprawdzimy to najszybciej jak się da i na pewno damy mu odpowiedź.

5. Dobrze zaplanuj każde spotkanie

Jakoś to będzie… Tyle razy już to robiłam, więc i tym razem dam radę… Po co się wysilać…

Czy rzeczywiście uważasz, że robiąc kolejną prezentację, rozmawiając z kolejnym klientem – nie musisz już niczego planować, że wszystko już wiesz? Jeśli tak, to niestety, jesteś w błędzie. Nasze plany może pokrzyżować nawet tak niespodziewane wydarzenie jak … objazd spowodowany przez jakiś wypadek. Oczywiście, że tego nie przewidzimy, ale jadąc na spotkanie z potencjalnym klientem – warto i to wziąć pod uwagę.

6. Bądź wypoczęty

Banał? Nie do końca. Czy chciałabyś rozmawiać z kimś, kto raz po raz ziewa albo nerwowo spogląda na zegarek? A z kimś, kto mówi, że jest niewyspany, zmęczony?

7. Miej ambicję.

Przeczytałam kiedyś takie zdanie „Ambicja jest drogą do sukcesu, wytrwałość pojazdem, którym tam dotrzesz!” Nie wiem niestety, kto je wypowiedział, ale uważam, że jest jak najbardziej prawdziwe.

foto. Unsplash

Wróćmy na chwilę do planowania. Na co jeszcze powinniśmy zwrócić uwagę? Przede wszystkim to, że każdy nasz cel/każde działanie powinno być rozpisane z wykorzystaniem tzw. metody SMART. Jest to skrót od pierwszych liter angielskich słów:

S – Specific- (specyficzny) – powinien być jasno sprecyzowany, zdefiniowany i co chcemy dzięki niemu osiągnąć
M – Measurable – (mierzalny) konieczne jest, aby cel w projekcie był możliwy do zmonitorowania i zmierzenia
A – Achievable- (osiągalny) bardzo ważne, aby osoby które chcą osiągnąć dany cel, powinny mieć możliwość uzyskania niezbędnych zasobów potrzebnych do jego realizacji.
R – Relevant – (istotny) cel powinien być podstawowym krokiem naprzód, ale również powinien stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował.
T – Time-bound – (określony w czasie) istotne jest, aby określić termin wyznaczonych celów. Przy formułowaniu celu nie może zabraknąć ostatecznego terminu jego osiągnięcia.


PRZYKŁAD – bardzo częstym marzeniem, który chcemy realizować – zazwyczaj od Nowego Roku jest… schudnięcie lub nauczenie się języka obcego. Jeżeli tak je sformułujemy, to nie dziwmy się potem, że na pewno się nie spełni. A teraz przeanalizujmy je według podanej wyżej metody:
Schudnę –
S – schudnę, ponieważ chcę zbić wysoki cukier (cholesterol),
M – 10 kg (po ok. 2 kg miesięcznie),
A – skontaktuję się z dietetykiem w celu ustalenia optymalnej dla mnie diety, 2 razy w tygodniu będę chodziła na siłownię (ewentualnie codzienny półgodzinny spacer),
R – poprawią mi się wyniki, a przez to będę się lepiej czuła,
T – zrobię to w ciągu 5 miesięcy.

Mam nadzieję, że różnicę widać gołym okiem.

Podziel się tym artykułem!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

error

Dołącz do Nas!

w- centrum