Beata Grzywacz

Nauczycielka języka polskiego, blogerka, autorka książki ”Tarnobrzeskie kobiety”, a także recenzentka. Jest również aktywną działaczką społeczną, a od roku - właścicielką firmy edukacyjno - szkoleniowej „Pasja i Ty”. Lubi podejmować nowe wyzwania i realizować swoje plany. Interesuje się szeroko pojętym rozwojem osobistym.
Zarządzanie czasem w praktyce

Zarządzanie czasem w praktyce

W poprzednich artykułach przedstawiłam 6 najważniejszych teorii zarządzania sobą w czasie. Oczywiście takich zasad jest jeszcze przynajmniej kilkadziesiąt. Niektóre mają bardzo dziwne nazwy, np. ostrzenie piły, metoda salami, sera szwajcarskiego, GTD czy RPM. Można o nich poczytać na różnych internetowych stronach. Każdy z nas powinien jednak wypracować sobie własny sposób zarządzania, ponieważ nie ma metody uniwersalnej, która odpowiadałaby wszystkim. To, co jest dobre dla jednego, niekoniecznie sprawdza się u drugiej osoby.

(więcej…)
Podziel się tym artykułem!
Metody zarządzania czasem (część 2)

Metody zarządzania czasem (część 2)

W poprzedniej części przedstawione zostały 3 klasyczne metody zarządzania czasem, tj. macierz Eisenhowera, technika Pomodoro i prawo Parkinsona. Dziś omówimy kolejne trzy.

1. Zasada Pareto

Zasada ta pozwala ustalić priorytety oraz ułatwia organizację czasu, dzięki czemu przy minimalnym zaangażowaniu, można osiągnąć maksymalne wyniki. Za jej twórcę niesłusznie uważany jest włoski ekonomista i socjolog Vilfredo Pareto, ponieważ w rzeczywistości sformułował ją amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran.

Regułę tę często nazywa się również zasadą 80/20. Oznacza to, że 20% działań generuje 80% zysków, a przekładając na nasze codzienne życie: w 20% naszych ubrań chodzimy przez 80% czasu 🙂 Oczywiście, nie bierzemy tych danych liczbowych dosłownie – proporcja może wyglądać inaczej, np. 75 do 25.

Inny przykład: wyobraź sobie, że masz 1000 znajomych na Facebooku. Ilu z nich tak naprawdę znasz? Ilu komentuje lub reaguje na Twoje posty?

Jak zatem tę zasadę przełożyć na „ludzki” język? Na co zwrócić uwagę? Już wyjaśniam.

  1. Wyróżnij kluczowe obszary dla Twojego biznesu / pracy / życia;
  2. Wypisz zadania dla każdego z tych obszarów;
  3. Wybierz priorytetowe zadanie z każdego obszaru;
  4. Ustal kolejność wykonywania zadań priorytetowych.

2. Metoda ABC

Ta metoda zarządzania czasem łączy zasadę Pareto, z nieco uproszczoną macierzą Eisenhowera. Stosuje się ją najczęściej przy planowaniu tygodniowym i codziennym. Dzieli ona zadania na 3 kategorie:

  • Zadania A: najważniejsze działania, które musimy wykonać (to około 20% wszystkich zadań)
  • Zadania B: ważne działania, które powinniśmy wykonać,
  • Zadania C: mało ważne działania, których wykonanie nie ma większego znaczenia dla całości jakiegoś projektu.
metody zarządzania czasem
foto. @stilclassics

Co zrobić, by nauczyć się tej metody?

  1. Wypisz wszystkie zadania, które masz wykonać danego dnia.
  2. Nadaj im odpowiednią rangę, czyli sklasyfikuj je według ważności (A, B lub C).
  3. Wyznacz czas adekwatny do wykonania określonych przez Ciebie zadań.
  4. Jeśli zdarzy się, że tych zadań jest naprawdę sporo – pomyśl, których nie musisz wykonywać w danym momencie lub możesz je zlecić komuś innemu.
  5. Zacznij działać – zabierz się za najważniejsze zadanie.

Tutaj mała dygresja: wyobraź sobie, że masz przed sobą naczynie, do którego chcesz wrzucić trochę żwirku, kilka kamieni i wsypać piasek. Od czego zaczniesz? Jeśli od piasku, to prawdopodobnie kamienie się już nie zmieszczą 🙂

Podobnie jest z zadaniami, które mamy wykonać. Jeśli zaczniemy od tych najdrobniejszych, to może nam nie wystarczyć czasu, żeby wykonać te najważniejsze. A zatem każdy dzień zaczynamy od zadań typu A, potem zabieramy się za zadania typu B, a zadania typu C eliminujemy lub delegujemy innym ludziom, ewentualnie robimy je sami – oczywiście na końcu.

Moja mała podpowiedź – do uporządkowania zadań używam 3 różnych kolorów – zadania najważniejsze (A) zapisuję na czerwono, mniej ważne (B) na zielono, a najmniej ważne (C) na czarno lub niebiesko.

3. Metoda ALPEN

Kolejną efektywną, a jednocześnie dość prostą w użyciu metodą zarządzania sobą w czasie jest metoda ALPEN. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter niemieckich wyrazów:

A – (Aufgaben) – przygotuj zestaw zadań, spotkań i innych aktywności, które są przewidziane do realizacji danego dnia, a następnie spróbuj je pogrupować.

L – (Länge schätzen) – oszacuj czas trwania poszczególnych zadań, a następnie zsumuj go. Staraj się ocenić to realnie.

P – (Pufferzeiten einplanen) – mając już obliczony czas: zaplanuj swój dzień. Pamiętaj, by nie planować dnia co do minuty, ponieważ zawsze mogą wydarzyć się rzeczy, które od nas zupełnie nie zależą, a zabiorą nam cenny czas. W praktyce najlepiej będzie zaplanować około 60% – 70% czasu, jaki masz do dyspozycji.

E – (Entscheidungen treffen) – wyznacz swoim zadaniom priorytety i w zależności od tego 0 deleguj działania (możesz zastosować Macierz Eisenhowera lub Metodę ABC). W ten sposób skupisz się na najważniejszych zadaniach, od których najbardziej zależy Twój ogólny sukces. Na tym etapie dobrze jest wpisać swoje zadania do kalendarza.

N – (Nachkontrolle) – kontroluj realizację i postęp poszczególnych prac. Odhaczaj to, co zostało już zrealizowane, a ewentualne zaległości przenieś na kolejny dzień.

Jak widać – nie ma jednej słusznej metody zarządzania swoim czasem. Najlepiej wypróbować każdą z nich i wybrać taką, z którą najlepiej Ci się pracuje.


Podziel się tym artykułem!
Metody zarządzania czasem (część 1)

Metody zarządzania czasem (część 1)

W poprzednim artykule przedstawiłam ogólne zasady zarządzania sobą w czasie, a zatem pora na przedstawienie konkretnych metod. Jest ich co najmniej kilka, niestety żadna nie jest doskonała. Nie ma też jednej uniwersalnej, która gwarantowałaby, że po jej zastosowaniu będziemy mistrzami w tej dziedzinie. Dziś omówię trzy z nich.

(więcej…)
Podziel się tym artykułem!
Czy można zarządzać czasem?

Czy można zarządzać czasem?

Na temat zarządzania czasem napisano już dziesiątki a może i setki książek. Zajmowało się nim wielu wybitnych psychologów, coachów, trenerów osobistych, szkoleniowców i innych specjalistów. Wciąż jednak mamy wrażenie, że nad nim nie panujemy, że mamy go ciągle za mało. Dlaczego tak się dzieje? Czy w ogóle ludzie mogą zarządzać czasem?

(więcej…)
Podziel się tym artykułem!
Uczucia i pieniądze – źle dobrana para?

Uczucia i pieniądze – źle dobrana para?

Ciało i dusza. Pierwiastek boski i ludzki. Czy mogą za sobą współdziałać? Choć często się przenikają, to jednak żadne z nich nie powinno pełnić roli dominującej. Na swoim przykładzie pokażę Wam dzisiaj, jak podejść do tego tematu, zachowując lubiany przeze mnie zdrowy rozsądek. Same zaś efekty pojedynczych kroków – mogą wywołać nie małe zaskoczenie. O taki efekt również mi chodziło.

(więcej…)
Podziel się tym artykułem!
Nie zastanawiaj się!

Nie zastanawiaj się!

Czy bycie sobą i życie w zgodzie ze swoimi wartościami jest rzeczą trudną? Czasem tak bywa. Odgrywamy na co dzień wiele ról, z niektórymi się zżywamy, inne nas męczą. Nierzadko tracimy czas na rzeczy zbędne, a mamy go zbyt mało na te istotne. Zbyt często też zastanawiamy się, co sądzą o nas inni. Warto tak żyć?

(więcej…)
Podziel się tym artykułem!
Nie bój się zmian!

Nie bój się zmian!

Kaśka to dojrzała kobieta, która bardzo chciałaby coś zmienić w swoim życiu. Ma już odchowane dzieci, stabilną pracę (która jednak nie daje jej satysfakcji), dopisuje jej zdrowie a przy tym ma sporo pomysłów na siebie. Wśród znajomych uważana jest za kobietę spełnioną. Nikt nie wie, jak jest naprawdę.

(więcej…)
Podziel się tym artykułem!
Żyj swoim życiem

Żyj swoim życiem

To futerko jest lepsze, to futerko mieć wolę…

Czy znacie starą rosyjską bajkę o jeżyku, który zmieniał swoje futerko na futro innego zwierzęcia, ponieważ uważał, że wtedy jego życie będzie ciekawsze?

(więcej…)
Podziel się tym artykułem!
error

Dołącz do Nas!

w- centrum